Så fakturerar du rätt som enskild firma – komplett guide från U in Progress

Att enskild firma fakturera kan kännas krångligt första gångerna – men med rätt struktur blir det enkelt, lagligt och lönsamt. I den här guiden går vi igenom hur fakturerar man enskild firma, vilka uppgifter som måste finnas på fakturan, hur du hanterar timpris, milersättning, uppdrag utomlands, samt vad som gäller om du har anställda. Allt är skrivet för att ge dig både praktiska rutiner och stark SEO-nytta.

Varför fakturering i enskild firma skiljer sig

I enskild firma är du och företaget samma juridiska person. Det betyder att:

• Intäkterna blir din näringsverksamhet och påverkar din skatt och egenavgifter.

• Du bokför och deklarerar själv (eller med vår hjälp).

• Rätt fakturaunderlag minskar risken för restskatt och förseningsavgifter.

Kort svar på frågan “hur fakturerar man som enskild firma?”: använd ett fakturaverktyg eller mall, inkludera alla lagkrav, lägg rätt moms, bokför betalningen – och spara underlagen.

Steg-för-steg: fakturera enskild firma

Om du undrar “hur fakturerar man enskild firma” i praktiken – följ den här checklisten:

1. Avtala pris och villkorSpecificera timpris eller fast pris, vad som ingår/inte ingår, resor och material, betalvillkor (ofta 10–30 dagar), dröjsmålsränta och eventuella påminnelseavgifter.

2. Skapa fakturanEn korrekt fakturera enskild firma-faktura ska innehålla:

   • Ditt företagsnamn, adress och organisationsnummer (personnummer).

   • Kundens namn och organisationsnummer.

   • Fakturanummer och datum.

   • Tydlig beskrivning av tjänsten/leveransen, datum/period.

   • Pris, antal/timmar, rabatt (om någon).

   • Moms (25/12/6 % eller 0 % vid undantag).

   • Totalsumma att betala, betalvillkor, bankgiro/Swish/IBAN.

   • Din F-skatt-text.

3. Skicka och följ uppSkicka PDF via e-post eller e-faktura. Bevaka förfallodag, skicka påminnelse och krav enligt dina villkor.

4. Bokför och sparaRegistrera fakturan, betalningen och momsrapportera i tid. Spara underlagen i minst sju år.

Timpris: fakturera timlön enskild firma

När du fakturerar timlön i enskild firma ska timpriset täcka:

• Din nettolön (vad du vill ta ut),

• Egenavgifter och preliminärskatt,

• Semester, sjukdagar och administration,

• Verktyg, licenser, lokaler, försäkringar,

• Vinstmarginal.

Tips: Räkna baklänges. Behöver du 35 000 kr efter skatt kan timpriset behöva landa på 700–1 100 kr beroende på beläggning, momssats och kostnadsstruktur. Beskriv på fakturan antal timmar, timpris och period – “Konsulttjänst, 18 h á 950 kr, vecka 38–39”.

Resor: fakturera milersättning enskild firma

Ska du fakturera milersättning enskild firma? Gör så här:

• Skriv körjournal (datum, sträcka, syfte, kund).

• Kommunicera priset i avtalet – många använder Skatteverkets riktmärke som kundpris (men det är ett avdragstak, inte ett tvingande fakturapris).

• På fakturan: artikelrad “Milersättning”, antal kilometer och pris per km. Lägg moms enligt regel: säljer du en momspliktig tjänst är milersättning normalt momspliktig (det är en del av din försäljning).

Exempel: 120 km × 25 kr/km = 3 000 kr + 25 % moms.

Internationella uppdrag: fakturera utomlands enskild firma

När du ska fakturera utomlands enskild firma beror momsreglerna på om kunden finns inom EU, har VAT-nummer och om du säljer vara eller tjänst:

• Tjänst till företag inom EU med giltigt VAT-nr: Omvänd skattskyldighet. Ange kundens VAT-nr och texten “Reverse charge/Omvänd skattskyldighet”. Moms 0 % på fakturan, men du redovisar i periodisk sammanställning.

• Tjänst till företag utanför EU: Ofta 0 % svensk moms (export av tjänst). Spara underlag som styrker att köparen är etablerad utomlands.

• Varor inom/utanför EU: Andra regler – säkerställ korrekta incoterms och dokumentation.

Osäker? Hör av dig till oss så ser vi till att fakturan och momsrapporten blir rätt från start.

Vanliga misstag att undvika

• Fel moms (t.ex. 0 % där det skulle vara 25 %).

• Otydlig specifikation – leder till tvister och försenad betalning.

• Ingen körjournal för milersättning.

• Ingen påminnelseprocess – pengar lämnas på bordet.

• För lågt timpris som inte täcker egenavgifter och overhead.

Hur sätter jag rätt nivå?

Många googlar “hur fakturera med enskild firma” och får bara standardsvar. Gör så här i stället:

1. Räkna på helheten: önskat privatnetto + egenavgifter + skatt + kostnader + vinst.

2. Beläggning: om du bara kan ta betalt 60 % av arbetstiden måste timpriset gå upp.

3. Marknad: jämför med branschnivåer och differentiera med paketering, garanti och service.

Har du anställda?

Frågan “hur mycket ska jag fakturera enskild firma med anställd” dyker ofta upp. Då ska tim- eller projektpriset också bära:

• Bruttolön + arbetsgivaravgifter,

• Semesterlön, försäkringar, tjänstepension (om ni erbjuder),

• Produktivitet (all tid är inte debiterbar),

• Administration och ledning.

Gör en kalkyl per anställd och sätt ett täckningsbidrag per timme/projekt. Vi hjälper dig modellera prissättning, vinst och kassaflöde – så att du vet exakt var din lönsamhet ligger.

FAQ – Snabba svar

Hur fakturerar man som enskild firma?

Skapa avtal → gör faktura med alla lagkrav → lägg korrekt moms → skicka → följ upp → bokför.

Hur fakturerar man enskild firma utan fakturaprogram?

Använd en korrekt mall (PDF), men tänk på nummerserier, kundregister och momsrapport – ett system sparar tid och fel.

Kan jag fakturera privatpersoner?

Ja, men förklara pris inkl. moms tydligt och använd klarspråk kring vad som ingår.

Behöver jag F-skatt?

Ja, F-skatt är i praktiken ett krav för att kunder ska anlita dig. Skriv “Godkänd för F-skatt” på fakturan.

Milersättning och parkering?

Båda kan faktureras om det står i avtalet. Milersättning normalt momspliktig om huvudtjänsten är momspliktig.

Checklista du kan kopiera

• Avtal med pris, resor, betalvillkor

• Fakturamall med alla uppgifter

• Rätt momssats (Sverige/EU/utanför EU)

• Körjournal för resor

• Påminnelse- och kravrutin

• Månatlig bokföring och moms

Behöver du hjälp?

U in Progress hjälper dig att fakturera enskild firma på rätt sätt – från uppstart och prissättning till löpande bokföring, moms, internationell försäljning och CFO-stöd. Vill du slippa misstag och få bättre betalt för din tid? Kontakta oss så bygger vi en enkel rutin, sätter rätt priser och ser till att kassaflödet rullar.