Månadsbokslut för småföretag: checklista & rutin

Du behöver inte vänta till årsbokslutet för att veta hur företaget mår. Ett månadsbokslut är din snabbaste väg till kontroll: kassaflöde, lönsamhet och risk – medan du fortfarande kan påverka utfallet.

Alla företag är bokföringsskyldiga, men hur ofta du följer upp är en styrningsfråga. Skatteverket beskriver bokföring och bokslut som centrala delar i att hålla ordning och kunna redovisa korrekt.

Skicka ett meddelande till oss

Vad ett månadsbokslut är (och inte är)

Månadsbokslut vs årsbokslut/årsredovisning

Årsbokslut/årsredovisning är “slutlig sammanställning”. Månadsbokslut är en återkommande stängning som gör att du kan lita på siffrorna varje månad – och slipper paniken när deadlines närmar sig.

Varför “rätt siffror i tid” slår perfektion

Målet är inte att skapa en roman – utan ett beslutsunderlag. Ett bra småföretagarupplägg prioriterar:

• avstämningar som förhindrar fel

• tydliga underlag

• en kort analys som leder till nästa åtgärd

När du behöver månadsbokslut (3 varningssignaler)

Kassan känns okej – men du är ändå osäker

Du har pengar på kontot, men du vet inte om det beror på god lönsamhet eller bara sena leverantörsfakturor.Micro-CTA: Vill du att vi gör en snabb nulägeskoll på vad som faktiskt driver kassan?

Marginaler svänger utan förklaring

Om resultatet hoppar upp och ner kan orsaken vara periodiseringar, projektkostnader, returer eller felkonteringar. Utan månadsstängning blir varje beslut en gissning.

Moms, lön och skatt blir återkommande överraskningar

När moms- och arbetsgivarflöden kommer som “chock” saknas nästan alltid en rutin för avstämning och tidig prognos.

Minimimodellen: ett månadsbokslut på 60–90 minuter

Stäm av bank och kort – först

1. Kontrollera att bankens saldo matchar bokföringen.

2. Säkerställ att kortköp hamnat rätt och inte ligger som “okända” transaktioner.

Rensa reskontra och “hängande” poster

• Kundfakturor: är de betalda? finns gamla “småposter” som borde krediteras/kvittas?

• Leverantörsfakturor: ligger något kvar som borde betalats eller periodiserats?

Snabba periodiseringar som gör störst skillnad

Du behöver inte göra allt – men gör det som påverkar besluten mest:

• återkommande kostnader (t.ex. försäkringar, licenser)

• större inköp nära månadsskifte

• intäkter du fakturerat men inte levererat (eller tvärtom)

Checklista: 12 punkter att bocka av varje månad

Innan du stänger månaden

1. Samla in kvitton/underlag (inkl. privata utlägg)

2. Säkerställ att kundfakturor är skickade

3. Importera bank- och korttransaktioner

4. Stäm av bankkonto mot bokföring

5. Stäm av kundfordringar (reskontra)

6. Stäm av leverantörsskulder (reskontra)

När månaden är stängd

7. Kontrollera momsflöden (ingående/utgående, avvikelser)

8. Kontrollera lönekostnader/arbetsgivaravgifter om du har lön

9. Gör nödvändiga periodiseringar (de stora, inte alla)

10. Gå igenom “övriga kostnader” och leta felkonteringar

11. Lås/stäng perioden i systemet (så inget ändras i efterhand)

Analys på 15 minuter (som ger beslut)

12. Svara på tre frågor:

13. Vad hände denna månad (resultat + avvikelser)?

14. Varför hände det (drivare: pris, volym, kostnader, projekt)?

15. Vad gör vi nästa månad (1–3 konkreta åtgärder)?

Micro-CTA: Om du vill kan vi hjälpa dig göra checklistan till en fast rutin för just din bransch och ditt system.

Vanliga fallgropar som ger fel beslut

Saknade underlag och privata utlägg

Klassikern: kvitton i bilen, Swish-köp utan underlag och privata inköp som hamnar som “övrigt”. Det ger skeva kostnader och fel moms.

Projekt, lager och pågående arbeten

• Bygg/entreprenad: pågående jobb kan se “superlönsamma” ut tills underentreprenören fakturerar.

• E-handel: lagervärde, frakt och returer kan förskjuta marginalen mellan månader.

Intäkter som ser bra ut – men inte är betalda

En fin resultatrad hjälper inte om kundfakturorna inte kommer in. Därför ska kundreskontran alltid ingå i stängningen.

Fyra branschexempel: så ser rutinen ut i praktiken

Konsultbolag

Fokus i månadsbokslut:

• faktureringsgrad (timmar → faktura)

• sena kundfakturor

• konsultkostnader kopplade till rätt uppdrag

Bygg/entreprenad

Fokus:

• pågående arbeten / successiv vinstavräkning (i rätt nivå)

• underentreprenörer och materialkostnader per projekt

• tydlig projektmarginal – inte bara totalen

E-handel

Fokus:

• returer (kostnad + intäktsreduktion)

• fraktkostnader och plattformsavgifter

• lagerrörelser (så marginalen inte blir “random”)

Byrå

Fokus:

• projekt med fast pris (risk för överdrag)

• lönsamhet per kund

• återkommande kostnader (programvaror, licenser)

Vem ska göra jobbet? Gör själv vs byrå vs extern CFO

Här är en enkel jämförelse för att välja nivå:

Alternativ	Passar när	Styrka	Vanlig risk
Gör själv	Enkel verksamhet, få transaktioner	Låg kostnad, snabb insyn	Lätt att hoppa över avstämningar
Redovisningshjälp	Du vill ha korrekt löpande bokföring	Kvalitet och struktur	Rapport blir historik – inte beslut
Extern ekonomichef/CFO	Du behöver styrning och beslutstöd	Prognos, prioriteringar, riskkontroll	Kräver tydlig målbild och uppföljning

När “bara bokföring” räcker

Om du främst behöver ordning, momsflöde och rapporter som stämmer – då räcker löpande bokföring + månadsavstämning.

När du behöver extern ekonomichef/CFO-stöd

Om du ska:

• anställa, investera eller skala snabbt

• höja priser eller ändra affärsmodell

• ta lån/finansiering

• vända lönsamhet…då är månadsbokslutet bara startpunkten. Nästa steg är att använda siffrorna för plan och beslut.

Vill du att vi avgör om du behöver “rätt bokföring” eller “rätt styrning” – eller båda?

Kontakta oss

Inför rutinen på 30 dagar (utan att störa verksamheten)

Vecka 1 – nulägeskoll och ansvar

• Var kommer underlagen ifrån? Vem äger vad?

• Vilka konton är “riskkonton” (moms, bank, reskontra, löner)?

Vecka 2 – standardisera underlag och flöden

• En enkel regel: allt in senast ett visst datum varje månad

• Standard för kvitton, utlägg, fakturor, projektunderlag

Vecka 3 – första månadsbokslutet tillsammans

• Kör checklistan

• Rätta felkällor direkt (så de inte återkommer)

Vecka 4 – dashboard, förbättringar och tempo

• Bestäm 3–5 mått du följer varje månad (kassa, marginal, reskontra, projekt)

• Skapa en fast “månadsgenomgång” på 20–30 minuter

CTA: Vill du få ordning utan att lägga mer tid?

Om du vill kan U in Progress göra en snabb nulägeskoll på din månadsrutin: var felen uppstår, vad som saknas, och exakt vilken nivå av hjälp som ger mest effekt (bokföring, felsökning, rådgivning eller extern ekonomichef/CFO).

Boka ett kostnadsfritt samtal eller be om en snabb nulägeskoll – så får du en konkret plan för att stänga månaden lugnt och konsekvent.

G) FAQ (5–8 vanliga frågor)

1) Måste man göra månadsbokslut som småföretag?

Nej, men det är ofta det snabbaste sättet att få kontroll och undvika överraskningar.

2) Vad är skillnaden mellan månadsbokslut och årsbokslut?

Årsbokslut sammanfattar året och ligger till grund för formell rapportering. Månadsbokslut är en intern rutin för uppföljning och beslut.

3) Hur snabbt bör man stänga månaden?

Sätt en realistisk ambition (t.ex. inom första arbetsveckan) och förbättra stegvis. Viktigast är att det blir gjort konsekvent.

4) Vilka avstämningar är viktigast?

Bank, kundfordringar, leverantörsskulder och momsflöden är oftast “måste”-punkter.

5) Behöver jag periodisera allt varje månad?

Nej. Börja med det som påverkar besluten mest (större kostnader/intäkter nära månadsskifte).

6) Hur vet jag om mina siffror går att lita på?

Om avstämningar är gjorda, reskontra är rensad och perioden är låst – då har du en stabil grund.

7) När är extern ekonomichef/CFO värt det?

När du behöver prognos, prioriteringar, finansieringsunderlag eller vill styra mot mål – inte bara rapportera historik.

H) Förslag på interna länkar + externa länktips (utan URL:er)

Interna länkar (ankartekster)

• Löpande bokföring

• Extern ekonomichef

• Extern CFO: när du behöver det och vad du ska få

• Outsourca ekonomin och väx smart

• Vad kostar ett bokslut för ett aktiebolag?

Externa länktips (auktoritativa källor)

• Skatteverket (bokföring, bokslut, viktiga datum)

• Bokföringsnämnden (BFN) (regelverk och vägledningar)

• Bolagsverket (årsredovisning och inlämning)

• SRF Konsulterna (om auktorisation och branschstandard)