Digital kvittohantering – spara tid och slipp papperskaos i företaget
- blomsterbror
- 3 aug.
- 2 min läsning
Papperskvitton som bleknar i fickan och kvittopärmar som sväller i hyllan hör hemma i det förflutna. Med digital kvittohantering blir bokföringen både snabbare och säkrare, samtidigt som du följer Skatteverkets regler för arkivering. På U In Progress stöttar vi dig hela vägen – från valet av app till smarta rutiner som gör att kvittona hamnar rätt direkt.
Varför välja digital kvittohantering?
Tidsbesparing – fota kvittot i mobilen, låt appen tolka belopp och datum och skicka underlaget direkt till bokföringssystemet.
Bättre kontroll – all kvittodata lagras i molnet, sökbar på sekunder och spårbar för revision.
Miljö och utrymme – inga pärmar, ingen blekande värmeskrift och betydligt mindre papper att lagra.
Skatteverkets krav – digitalt sparade kvitton är godkända under förutsättning att de lagras i originalformat (t.ex. PDF eller bildfil) i minst sju år.
Så kommer du igång – steg för steg
Välj en app eller tjänstLägg tid på att hitta ett verktyg som matchar din bokföring. Många system erbjuder direktkoppling till ekonomiprogram, momsrapport och attestflöde.
Skapa en rutin för kvittoflödetBestäm vem som fotar kvittot, hur det märks upp och när det ska attesteras. Ju tydligare processen är, desto färre kvitton hamnar på villovägar.
Integrera med bokföringenKoppla kvittoappen till ditt ekonomisystem så att verifikationerna bokförs automatiskt. Det minskar risken för fel och frigör tid till viktigare uppgifter.
Säker lagring i molnetSe till att tjänsten följer GDPR och att den sparar originalkvittona i minst sju år. Då står du trygg om Skatteverket vill se underlagen senare.
Vanliga fallgropar att undvika
Dubbelarkivering – behåll inte både papper och digitala kopior, det skapar bara extra jobb.
Tydlighet i ansvar – utan en utsedd “kvittoansvarig” ramlar kvitton lätt mellan stolarna.
Fel filformat – skanna alltid i färg eller använd fotoappen, inte suddiga svartvita kopior.
Med rätt verktyg och en tydlig rutin för digital kvittohantering slipper du jakten på borttappade underlag och kan lägga mer tid på att utveckla verksamheten. U In Progress visar hur du automatiserar processen och säkerställer att bokföringen är korrekt – från fotat kvitto till färdig verifikation.
Comments