Att byta redovisningsbyrå är enklare än de flesta tror. Bokföringen tillhör ditt företag, och bytet kan göras när som helst på året – även om årsskiftet är den mest praktiska tidpunkten. Här är hela processen steg för steg, vad den nya byrån behöver få tillgång till och vad du ska tänka på om företaget använder Fortnox.
Vanliga skäl att byta redovisningsbyrå
- Bokföringen är försenad eller underlaget blir inte rätt
- Svårt att nå någon, eller ständig personförändring hos byrån
- Inget riktigt stöd i beslutsfattandet – bara siffror efteråt
- Priset har ökat utan att omfattningen har gjort det
- Verksamheten har vuxit och kräver mer än löpande bokföring
- Ni vill arbeta i ett annat system, till exempel Fortnox
Byta redovisningsbyrå – steg för steg
1. Kolla avtalet. Läs uppsägningstid och villkor i avtalet med den gamla byrån. Uppsa skriftligen.
2. Välj bytesdatum. Månadsskifte eller årsskifte är enklast eftersom avstämningar blir hela perioder.
3. Bestäm vad som ska flyttas. Bokföringsunderlag, verifikationer, huvudbok, balanser, kvitton och lönearkiv.
4. Be om komplett underlagsleverans. Normalt behöver du SIE-filer (bokföringsdata), årsbokslut, momsuppgifter och arkiverade dokument.
5. Ta över systemet. Har ni Fortnox kan en ny byrå kopplas in på ert konto – ingen datamigrering behövs. Läs mer om Fortnox.
6. Uppge lönepersonal och medgivanden. Den nya byrån behöver uppgifter om anställda, semesterunderlag och eventuell tjänstepension.
7. Stäm av moms och skattekonto. Se till att momsredovisningen fram till bytesdatumet är komplett och att skattekontot stämmer.
8. Klargör bokslutsansvaret. Bestäm vem som gör bokslutet för det pågående året – gamla byrån till bytesdatumet eller den nya för hela året.
9. Dokumentera. Spara korrespondensen; den visar vad som överlämnats och när.
10. Låt den nya byrån granska underlaget. En initial genomgång hittar ofta luckor tidigt – innan bokslutet påminner om dem.
Kan man byta redovisningsbyrå mitt under året?
Ja. Bokföringen kan flyttas vid vilken månadsskifte som helst. Det praktiska är att kolla:
- Var bokföringen är bokförd till och med
- Att momsredovisningen för pågående period är klar
- Vem som deklarerar den aktuella perioden
En mitt-under-års-byte kräver oftast bara lite extra avstämning. Årsskiftet är dock enklast, eftersom bokslutet och deklarationerna får en tydlig ägare.
Hur fungerar bytet om företaget använder Fortnox?
Detta är det enklaste scenariot. Din Fortnox-miljö tillhör ditt företag – inte byrån. Den nya byrån bjuder in sina konsulter till ditt konto och får omedelbar tillgång till bokföring, fakturering, lön och arkiv. Inget behöver migreras. Det är också skäl nog att fråga gamla byrån om de använder en egen systemmiljö som låses vid uppsägning – i så fall behöver ni exportera underlagen i god tid.
Vad behöver den nya redovisningsbyrån få tillgång till?
Minimilistan ser vanligtvis ut så här:
- SIE-fil eller huvudbok för pågående och föregående räkenskapsår
- Senast fastställda bokslut och årsredovisningar
- Momskontoutdrag och underlag för pågående period
- Lönelistor, semesterunderlag och arbetsgivardeklarationer
- Kopior av viktiga avtal: lån, leasing, försäkringar
- Bankkontoutdrag och befintliga integrationer
- Kontaktuppgifter till den gamla byrån för frågor
Be den nya byrån bekräfta skriftligt vilka handlingar de mottagit och om något saknas.
Checklistan innan du skriver på
- [ ] Avtal med gamla byrån är uppsagt med giltig uppsägningstid
- [ ] Bytesdatum är bestämt (helst månadsskifte)
- [ ] SIE-filer, bokslut och momsuppgifter är mottagna och kontrollerade
- [ ] Fortnox-konto eller motsvarande är kopplat till den nya byrån
- [ ] Lönelista och semesterunderlag är överlämnade
- [ ] Ansvar för pågående bokslut är avklarat skriftligt
- [ ] Den nya byrån har gjort en initial granskning
Prata med oss om ett byte
Vi utför byten regelbundet och vet var de vanligaste luckorna finns. Prata med oss om ett byte via kontaktformuläret – vi går igenom var bokföringen står idag och vad som behövs. Läs också om vår bokföringstjänst och våra priser och upplägg.
Vanliga frågor
Kan man byta redovisningsbyrå mitt under året?
Ja. Bokföringen kan flyttas vid vilket månadsskifte som helst. Årsskiftet är enklast, men inget krav.
Vem ansvarar för bokslutet vid ett byte?
Det ska avtalas uttryckligen. Vanligt är att den gamla byrån ansvarar för perioden fram till bytesdatumet och att den nya tar över därifrån – inklusive bokslutet om ni är överens om det.
Hur flyttar man Fortnox?
Du behöver inte flytta något. Bjud in den nya byråns konsulter till ert eget Fortnox-konto, och ta bort den gamla byråns åtkomst när bytet är klart.
Hur länge ska vi spara handlingar från den gamla byrån?
Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen – även om byrån byts.
